Компьютерная программа "путевой лист"

1111@1111.com.ua                     тел/факс(+38044)233-32-51;          02091, Украина, Киев, Ревуцкого, 7

• Счастливого пути! •

компьютерная программа "путевой лист легкового автомобиля", версии L, LT



О программе
учет гсм на предприятии Украина, учет бензина на предприятии Украина, учет топлива Украина, расход топлива Украина, программа расход ГСМ Украина, учет топлива программы,

1. формирует и распечатывает путевые листы установленного образца "Типовая форма №3"формата А-5
2. программа производит учет получения, расхода (перерасхода) топлива по норме и фактический легковых автомобилей без ГБО
3. формирует журнал регистрации путевых листов в установленной форме
4. имеется блок аналитики использования авто по времени
5. работает с покупными путевыми листами (производит учет по дате выписки листа, номера путевого при этом могут меняться в сторону уменьшения), работает со смешанными путевыми листами (покупными + листами созданными программой)
6. программа разработана на базе MS Access, который входит в состав расширенного MS Office, поэтому если у вас есть такой MS Office, то никакой инсталяции не требуется, возможна работа с Portable Office, которая умещается на флешке
7. осуществляет учет топливных талонов, формирует ведомости выдачи, обороты талонов по бухгалтерии, водителям, заправщикам (версия LT)
8. программа легка в освоении и работе, автономна, один файл, можно переносить на флешке, не требует обслуживания разработчика; помощь, консультации при освоении, настройке и работе программы - проводятся бесплатно в рабочие дни недели
9. возможны определенные бесплатные корректировки программы под специфику пользователя (оговариваются Заказчиком до оплаты программы)
10. программа, при желании администратора программы, может работать по сети и в ней нет ограничения на колличество пользователей (как это устанавливается в некоторых программах)

Инструкция по настройке и работе.



   Настройка языка: программа переводит даты в пропись, например 01.01.2012- она напишет: 01 января 2012 года, язык написания будет зависеть от установки языковых стандартов - по умолчанию на вашем ПК, поставить нужный язык можно-пуск-настройка-панель управления- язык и региональные стандарты. Если у вас там стоит стандарт русский- будет писать "январь", если украинский- "січень" и т.д.

-Кнопки сохранить - нет, информация сохраняется по мере введения данных

-Кнопка с галочкой обновляет информацию

-Время вводится в формате времени 08:00 или можно вводить 0800, неправильно 800, т.е. должно быть четыре знака

-Переход между ячейками (полями ввода данных) осуществляется клавишей Enter.

- Белые поля - заполняются перед выездом авто,
- Желтые поля - при возврате (а также получение топлива),
- Серые- поля - вобще не заполняются, это поля с расчетными данными и информационные (прямого доступа к ним пользователь не имеет).

Открываем программу, общий вид:



также программа может быть представлена в другом фоне(песочный)



Для начала работы с программой необходимо на вкладке "первичные данные", нажать имеющиеся кнопки и один раз ввести туда Ваши данные (при заполнении путевого листа (ПЛ) эти будут выбираться из раскрывающегося списка):



РЕЖИМ (работы автомобиля)

в каждой организации могут стоять свои данные: что обычно пишут - "робочий день", "обслуговування", "відрядження" тд- напишите так, как у вас принято.

При продаже программы в ней присутствуют данные в качестве примера заполнения. Их необходимо удалить, если они вам не подходят и внести ваши данные.
Как удалить ненужную запись в этих таблицах? - необходимо выделить запись полностью, начиная слева с серого (синего, в зависимости от версии) поля, пока строка не выделится полностью, как на примере и нажать "Delete" или "Del".





Кроме того, вам прийдется самим вносить и корректировать информацию, при этом надо помнить, что для корректной работы программы пустых строк быть не должно (кроме последней со звездочкой)
правильно:

не правильно



   ВИД ТОПЛИВА

-заполнить по образцу, - внесите топливо, которое у вас применяется на автомобилях, например:


если у Вас "дизтопливо", "дизпаливо" рекомендуем вносить сокращенное название "ДП", т.к. в стандартном ПЛ для легковых авто небольшая ячейка для внесения марки топлива.
   АВТО

-заполните согласно образца

в столбце- код применяемого топлива- уже можно выбрать код того топлива, которое мы занесли в предыдущей таблице.
"код авто" - код вашего авто в базе данных ваших автомобилей, значение, занесенное в эту ячейку будет отражаться в столбце "коди", расположенном в правом верхнем столбце путевого листа.


   ВОДИТЕЛЬ


- кол-во водителей в программе - не ограничено, код водителя в БД" - код водителя в базе данных ваших водителей, числовое значение, занесенное в эту ячейку будет отражаться в столбце "коди", расположенном в правом верхнем столбце путевого листа, напротив строки водитель. Заполните по образцу, пустые строки- удалите.


   НОРМЫ ТОПЛИВА

-заполнить по образцу, норма топлива вводится на 100 км пробега, норму можно менять - бесконечное число раз, при введении новых норм с новой даты, старую норму не удаляйте (как на рисунке)- она должна быть в базе, при расчете расхода по путевому - программа будет понимать какую норму ей брать, в зависимости от того на какую дату рассчитывается путевой лист, нормы желательно менять с первых чисел.

НАЧАЛЬНЫЕ ПОКАЗАНИЯ СПИДОМЕТРА, ОСТАТКИ ТОПЛИВА

-заполнить по образцу - остатки топлива и показания спидометров автомобилей, обрабатываемых программой, на начало пользования программой



   В ЧЬЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ, МАРШРУТ

заполните в чье распоряжение будет предоставляться авто, обычно пишут либо название предприятия, либо Фамилия И.О. директора, т.д. Возможно написание маршрута, например: "офіс- магазин № 35". В стандартном путевом листе имеется 5 ячеек для ввода данных за день и соответственное время которое было потрачено на этот маршрут (или клиента). Поступали предложения от заказчиков прописывать маршрут на обратной стороне путевого листа, мы этого не делаем, т.к однозначно в инструкции к данной форме, указано, что на обратной стороне:
...2.5. У рядку "Особливі відмітки" робиться відповідний запис представником органів Державтоінспекції та іншими уповноваженими на це органами у випадку порушення водієм Правил дорожнього руху або зміни маршруту руху з непередбачених причин для виконання спеціального завдання. Зауваження щодо якості обслуговування записуються також відповідальною особою, у чиє розпорядження було надано автомобіль.
маршрут мы предлагаем вписывать (хоть и в небольшие) в стандартном путевом листе (ПЛ) ячейки "в чиє розпорядження".


   МЕХАНИК-

если вы заполните это поле- его фамилия будет вписываться в путевых листах в строке "механик".


   РАСЧЕТ, ТАЛОНЫ-

Заполните по образцу:


ЗАПРАВЩИКИ


-заполнить согласно образца, - те, у кого будет получаться топливо


Создаем первый путевой лист:

Повторим:

- Белые поля - заполняются перед выездом авто,
- Желтые поля и получение топлива - при возврате авто,
- Серые- поля - вобще не заполняются, это поля с расчетными данными и информационные (прямого доступа к ним пользователь не имеет).

в ячейку № путевого листа- вводим 1, в ячейку дата- ставим дату путевого, выбираем из раскрывающихся списков: режим работы, автомобиль, водителя, в чье распоряжение, - заполняем другие поля окрашенные в белый цвет. Показание спидометра при выезде, остаток топлива при выезде - берутся програмой из первичных данных (в последующем - из предыдущего ПЛ соответствующего авто).
общий вид программы перед распечаткой 1-го путевого листа:


производим печать путевого листа перед выездом авто, первая сторона перед выездом имеет вид:
   
вторая сторона, пустой бланк,


готовый путевой лист перед выездом, подписывается, ставяться штампы и выдается водителю

    по возврате в гараж:
- водитель или механик сообщают "показники спідометра при поверненні до гаража і фактичний час повернення до гаража"
- если было получение топлива - сдает чеки с заправки и отчитывается где, сколько, у кого топливо было получено
- все должностные лица подписываются в полях, где предусмотрены их подписи
также можно воспользоваться формой "к отчету водителя", распечатать ее и дать водителю заполнить

отдает путевой лист на обработку (бухгалтеру или тому, кто ведет программу).

Работа с программой по обработке путевого листа, после возвращения авто

Заполняются поля, окрашенные в желтый цвет + получение топлива.
В программу заносятся время (факт)возвр. в гараж, показания спидометра при возврате, получение топлива (если было) - нажать кнопочку с галочкой - программа обновляет информацию, просчитывает пробег за день, суммирует всего получено топлива, рассчитывает расход топлива по норме, эти данные заносятся в соответствующую ячейку расход топлива факт.
-Если у вас, например, бортовой ПК, определяющий расход топлива, или водитель уверен в объеме расходованного топлива, а оно не совпадает с нормативным, в ячейку записывайте фактические показания, при этом программа показывает перерасход (или экономию) топлива за день по сравнению с нормой, также в конце месяца в отчете будет показан перерасход (экономия) топлива по сравнению с нормой.
Получение топлива - данные заносяться в соответствующие ячейки, дробные значения пишем через запятую, а не через точку, например: расход топлива факт: 9,13 а не 9.13-нажимаем галочку- обновляем информацию.
экран пользователя после внесения данных имеет вид:



путевой окончательный.


вторая сторона:
   


   возможны 3 варианта заполнения путевого листа после возвращения авто:
1. В путевой лист, отпечатанный при выезде, вручную переписываются расчетные данные с программы
2. После возвращения авто данные можно допечатать-функция "допечатка"- Для этого, по возвращению в программу вносятся фактические данные, нажимается галочка(обновление) в принтер вкладывается ранее отпечатанный путевой лист и в него впечатываются только те данные, которые сформировались после возвращения авто, для этого в программе есть функция - допечатка. особенности этого варианта - вы должны "дружить" с принтером и понимать как положить путевой, какой люфт у вашего принтера - со своей стороны мы разместили данные для печати именно в том месте, где они должны быть в путевом листе;
3. Если вы испортили(утеряли путевой) его можно распечатать в готовом (окончательном) виде - с начальными и конечными данными.

Порядок формирования нового путевого листа:

для создания нового путевого листа необходимо стать на новый лист, для этого нажать в самом низу листа слева- на крайний треугольничек со звездочкой. При этом запись 1, перейдет на запись 2 и пользователю откроется новый бланк для заполнения нового ПЛ.

или в другой версии:
в новый путевой лист вносится новый номер путевого и дата, справа в ячейках будет отображаться максимальный № путевого в базе и максимальная дата занесенная в базу,
-выбираем автомобиль, водителя, заполняются соответствующие ячейки как в первом путевом листе, показатель спидометра при выезде и остаток топлива при выезде- берутся программой автоматически с прошлого путевого листа соответствующего автомобиля ....- цикл повторяется, можно печатать путевой №2 перед выездом. Если путевой лист создается для другого авто, - выбирается это авто из списка, программа находит остатки по топливу этого автомобиля, показание его спидометра, номер присваивается следующий (блок нумерации путевых листов у всех авто - один на всех, общий).


   рассмотрим блок (вкладку)"топливо"








Отчет за месяц по топливу составляется по каждому авто, надо нажать кнопку "расход за месяц по каждому авто", в появившемся окне диалога - вписать диапазон дат, например с 01.08.2012 по 31.08.2012, выбрать автомобиль и опять нажать на кнопку "за месяц".


- программа покажет как расходовалось топливо в этот период, сколько км по спидометру пройдено, какой за месяц перерасход (излишек). данный акт создан как месячный.

Кнопка "остаток топлива на дату", формирует соответствующий отчет и покажет Вам сколько на каждом авто осталось топлива и сколько суммарно толива, определенногоо вида на всех авто. Конечно если у Вас один автомобиль, там проще, но если много..- эта таблица ва поможет сориентироваться с состоянием по топливу на сегодня, или на определенную дату.
При нажатии на кнопку, - появиться окно диалога, в него надо ввести дату, и снова нажать на кнопку. Программа покажет состояние топлива на начало этой даты, т.е. остатки на конец прошлого дня.


-Кнопка "расход по всем авто" показывает расход топлива по каждому авто за период, указанный пользователем в такой форме:

Обращаем Ваше внимание на № ПЛ 78612. Нумерация этого ПЛ отличается от последовательной, этот №№ взят для примера, в качестве, так называемого, покупного ПЛ. При обработке такого №№ программа ориентируется по авто и по дате.
ниже расположенная кнопка "в т.ч. по виду топлива" покажет эти данные сгруппированные по видам топлива


На основании фактически оформленных ПЛ программа формирует ряд журналов по аналитике топлива, в том числе, регистрации путевых листов (по всем автомобилям за интервал, указанный пользователе в окне диалога):

Журнал получения топлива по датам:

в т.ч. кратко по месяцам:


график получения топлива по видам, по месяцам(л) по всем авто:


по заправщикам:

по виду топлива, по заправщикам:

в.т.ч кратко

получено по видам топлива, кратко


    

  • Вкладка (блок) "поездки" формируется на основании данных, включенных в таблицу "у чиє розпорядження" (или маршрут), подключается по желанию Заказчика и отражает использование авто по времени. Если Вас интересует данный блок, информацию о его работе можно просмотреть ЗДЕСЬ

  • Версия с литерой "T" в конце названия версии отличается наличием в программе блока по учету топливных талонов.
    Если Вас интересует учет топливных талонов в программе, информацию о работе данного блока можно просмотреть ЗДЕСЬ

    По желанию заказчика мы можем вставить в путевой лист штамп (эмблему, бренд, лейбу) Вашей организации в таком варианте:
    установка штампа вашей организации на путевой лист, установка эмблемы вашей организации на путевой лист
    или в таком:
    установка штампа вашей организации на путевой лист, установка эмблемы вашей организации на путевой лист


         В MS Office по-умолчанию включена завышенная защита от макросов (макрос сложные формулы, под которые иногда прячуться вирусы), для того, чтобы каждый раз программа не спрашивала- вы доверяете содержимому? рекомендуем отключить эту настройку при работе с программой:
        В Office 2003 программа настройка по - умолчанию возможно будет каждый раз предупреждать вас, что программа содержит (возможно) небезопасные (в данном случае сложные формулы), чтобы такие предупреждения при работе с программой не появлялись, откройте Access (не с программой пустой файл, любой, можно создать новый) и установите настройку - сервис- макрос - безопасность - низкая.

    в MS Office 2007, 2010 и выше: нажать "параметры" -Внизу окна «открыть центр управления безопасностью-далее вкладка -параметры макросов-включить все макросы, сервис- макрос - безопасность - низкая.»






       Вопросы-ответы. Типичные ошибки при начале работы с программой:



    Где брать нормы расхода топлива:
    - нормы регулируются "Наказом МІНІСТЕРСТВА ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ від 10 лютого 1998 року N 43 "Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті"

    Как вводить временные нормы расхода топлива, как регулируются в программе "зимние нормы", т.е. нормы топлива на обогрев авто:
    - "Зимние нормы" должны быть утверждены приказом по предприятию (организации). Если вы их вводите на зимний период, например, с 01 декабря по 28 февраля, в таблицу нормы - с 1 декабря введите повышенную норму на конкретный автомобиль, 1 марта введите обычную норму, аналогично по временным нормам
    для примера, по авто гос № АА 0009 АА, норма на зимний период была увеличена на обогрев на 5%



    Какая реакция программы если в один автомобиль (бензобак) заливаем и А-95 и А-95 Premium:
    - Заливать можно, но программа не ведет отличия в топливе на одном авто (только в цене), т.к. топливо в одном бензобаке. В версиях с цифрой"2" ведется учет двух видов топлива: бензина и газа, т.к. газ и бензин находятся в разных баках. Можно заправляться разными бензинами, но учитываем: в расчетах на одно авто - один бензин и все расчеты производяться исходя из этого. Если вы постоянно, с определенной даты перешли на более высокооктановый бензин, можете изменить с этого периода норму расхода (если вы считаете что такой переход действительно изменит норму).

    Возможен ли учет в программе расхода масла на авто:
    - Учет расхода масла не отражен в программе, т.к. расход масел обычно гораздо ниже расхода топлива. Если у вас значительный парк авто и есть необходимость учитывать расход масла, мы предоставим вам такую возможность. Вопрос оговаривается с разработчиком (до оплаты программы).

    Отсутствуют остатки при выписке путевого листа:
    - Прежде чем выписывать новый путевой, надо закрыть предыдущий.

    В начале работы программа не просчитывает расход топлива.
    - дата введения нормы топлива больше даты путевого листа.

    Можно ли корректировать ранее внесенные ПЛ?
    - можно, но если это расчетные данные, то надо понимать, что они могут повлечь изменение остатков по топливу, пробегу.

    можно ли начинать нумерацию путевых не с 1 а с другого числа, например 123?
    - можно, в том числе работать частично и с покупными листами, при этом номера могут меняться в сторону уменьшения, быть не последовательными, но номера не должны повторяться, учет (выведения предыдущих остатков по каждому конкретному авто) производится по дате выписки ПЛ.


    -Если надо подогнать расход топлива по авто с начала года или с другой даты (часто бывает, когда переходим на работу с программой –задним числом)
    - отнимите от показания спидометра по авто –сегодняшнее значение –минус- на 01.01 (та дата с которой начинаем работать)- получим общий пробег.
    - Посмотрим по талончикам сколько было получено топлива на заправках за этот период + остаток на 1.января минус остаток на сегодня = расходованное топливо за этот период
    - Общий пробег за это время поделим на все расходованное топливо – получим фактическую норму расхода за этот период- сопоставьте ее с утвержденной
    - Это лучше сделать, чем перепечатывать путевые.


    Как поступать, если в результате инвентаризации на определенную дату, выявлено, что объем фактического топлива в баке, не соответствует цифрам в программе?
    - Создавать акт инвентаризации, устанавливать причины, разрабатывать мероприятия по "недопущению", в путевой этого дня (или следующего за днем инвентаризации, записать в ячейку "расход топлива факт" объем рахода с учетом инвентаризации (+,-) и мы выходим на реальную цифру в программе


       Очистка базы, удаление путевого листа



    В программе имеется возможность удалить любой путевой лист или очистить всю базу путевых листов. Другие настройки (нормы топлива, режимы, водители, т.д.)-сохраняются и если надо - корректируются вручную.



    При нажатии кнопок удаления, - открывается окно диалога в которое необходимо ввести пароль(предоставляется при покупке). т.е. очистку, удаление может произвести только администратор программы.

    О ПРОГРАММАХ "ПУТЕВОЙ ЛИСТ"
               

  • компьютерная программа "путевой лист", краткая характеристика, отличие версий
               
  • видео компьютерной программы "путевой лист" в части расчета топлива и формирования путевых листов для авто без ГБО

    - компьютерная программа путевой лист легкового автомобиля Украина, учет топлива, Типовая форма №3, версии:
  • L, LT
  • L2, LT2 (в т.ч автомобили с ГБО)

    - компьютерная программа путевой лист грузового автомобиля Украина, учет топлива, Типовая форма №2-ТН, версии:
  • G, GT
  • G2, GT2 (в т.ч автомобили с ГБО)

    - компьютерная программа путевой лист автобуса необщего пользования Украина(незагального користування Типова міжвідомча форма №6) Украина , учет топлива, версии:
  • H, HT
  • H2, HT2 (в т.ч автомобили с ГБО)

    - компьютерная программа путевой лист автобуса Типовая форма №3 Украина, учет топлива, версии:
  • A, AT
  • A2, AT2 (в т.ч автомобили с ГБО)

    - компьютерная программа путевой лист легкового (форма №3) и грузового автомобиля (форма №2-ТН) Украина в одной базе данных, версии:
  • GL, GLT
  • GL2, GLT2 (в т.ч автомобили с ГБО)

  • компьютерная программа товарно-транспортная накладная ТТН Украина, Типовая форма №1-ТН

         Лицензия на программу и условия поставки:
    1. Программа распространяются по принципу, "как есть", без каких - либо дополнительных гарантий или допущений Заказчика, без ограничения срока использования программы.
    2. Код программы принадлежит разработчику, при установлении попыток взлома (корректировок) кода программы, гарантия аннулируется.
    3. Разработчик гарантирует работу программы в течение 6 месяцев, согласно образцу описанному выше и с возможностями которого Заказчик предварительно ознакомлен, (при условии функционирования ПК и системных программ, MS Office, Ms Access), а также бесплатное исправление математических ошибок, если такие будуть виявлены на протяжении гарантийного срока.
    4.Цена определяется исходя из версии и колличества авто в программе.
    5. Программа поставляется на специальном диске Заказчику без права передачи или перепродажи другим физическим или юридическим лицам.
    6. Если в период гарантии разработчик вносит корретивы в программу (улучшения, изменения), они бесплатно производятся по желанию Заказчика в копии программы Заказчика. После окончания гарантии такие корректироки оплачиваются, цены договорные.
    7. Разработчик не несет ответственности за работу компьютерной техники и программ Заказчика в связи с использованием данной программы.
    8. Цены в прайсе.(подробности пересылки программы смотрите на первой странице сайта )
    9. Разработчик оказывает помощь в сопровождении, настройке и освоении программы
    10. Возможны доработки программы под Вашу специфику, которые оговариваются с Разработчиком до оплаты программы


                                                                                                                прайс-лист                     в Избранное                     на главную
                                                                                               Работаем на едином налоге(не плательщики НДС)       Гарантия на работу программ - шесть месяцев
  • ©   1111.com.ua