О программе.

1. Программа формирует и распечатывает заполненный бланк Командировочного удостоверения
2. Ведет журнал регистрации командировочных удостоверений установленной формы
3. Анализирует расход по командировкам по времени, отделам, клиентам, работникам
4. Программа разработана на базе MS Access, который входит в состав расширенного 32 битного MS Office (Word, Excel, Outlook, Access), поэтому если у вас есть такой MS Office, то никакой инсталяции не требуется, возможна работа с Portable Office, которая умещается на флешке
5. Программа может быть использована как одной так и несколькими организациями одновременно (в одной программе)
6. Подробности работы программы смотрите ниже
7. Работаем по СНГ, переработка под ваш язык/макет - бесплатно

Открываем программу, общий вид главной формы:



Рассмотрим подробнее элементы и принципы работы программы:

Работа с программой начинается с заполнения справочников.
Справочник "Командировочный".



В него по образцу заносятся работники предприятия, которые ездиют в командировки
Для информации: В справочнники можно заносить данные и после, перед непосредственной поездкой/оформлением командировочного в командировку.

Следующий справочник - "Командировку утвердил/оформил"



-Это Руководитель, который утверждает командировку и бухгалтер/офис менеджер/секретарь, который командировку оформляет.
Последний справочник "Клиенты/куда командирован".
Справочник заполняется по образцу



и включает Клиентов/пункты назначения/маршрута, куда командировочный отправляется в командировку.
Примечание: если вы не знаете идентификационного кода Вашего сотрудника или кода ЕДРПОУ Клиента, куда командируется сотрудник, вместо этих кодов можно проставить любое неповторяющееся числовое значение: 1,2,3...

После заполнения справочников приступим к оформлению командировки на сотрудника.
Обратим внимание на поля (обозначено стрелками)



- это раскрывающиеся списки с информацией, которая была ранее занесена нами в справочники

Так, например, при выборе Клиента:



Клиента можно выбрать по коду ЕДРПОУ, а можно по наименованию. Аналогично это же касается командируемого - или по ФИО или по идентификационному коду.

Что собой представляю Шаблоны? - Это типовые значения для данного поля, например: Цель командировки: Получение товара, Доставка товара, Проведение переговоров с Поставщиком, т.д.
Пользователь может сам формировать шаблоны, которыми он обычно пользуется, для этого после написания часто повторяющегося назначения командировки, необходимо нажать кнопку "+" и данная запись будет занесена в программу как шаблон. При следующем заполнении командировки - ее можно выбрать из списка шаблонов.
Для удобства аналитики, имеется возможность группировать командировки по целевому назначению (например, мы отметили - затраты на сбыт, снабжение, административные и другие). Опять же - на каждом предприятии/фирме обычно свои группы командировочных затрат, которые пользователь самостоятельно формирует.
Это в дальнейшем позволит улучшить аналитику по командировочным затратам


Заполним все поля формы, указанные в программе (они являются типичными для заполнения командировок).
Печать командировочного удостоверения проводится при нажатии на кнопку с принтером. Также можно предварительно просмотреть командировочное удостоверение, нажав на кнопку с лупой.



Вторая сторона



Документ формируется в размере А5 (пол листа А4).

На основании оформленных в программе командировок формируется журнал утвержденной формы. Для выведения журнала гажмем на картинку Журнал. Открывается окно диалога. В него необходимо внести диапазон дат за который пользователь хочет видеть журнал и организацию. После этого снова нажать на рисунок Журнал



Вид журнала



Номера командировочных удостоверений формируются программой автоматически.

Просмотрим отчеты, формируемые программой.
Первый из них: Продолжительность/затраты - показывает продолжительность командировок и финансовые затраты по сотрудникам, сгруппированные по отделам, следующего вида.



Отчет открывается за определенный период, указанный пользователем в окне диалога
Также этот отчет представлен, сгруппированным по месяцам:



Следующий отчет показывает на какие предприятия командировались сотрудники подразделений



Отчет по сотруднику выводится за определенным диапазон дат и выборе сотрудника в окне диалога:

Следующий отчет показывает на какие предприятия командировались сотрудники подразделений



Программа показывает график расходование средств на командировки по месяцам по всем сотрудникам



Распишем функциональные назначения кнопок:
- Бинокль-поиск
- Кнопочка с галочкой - обновляет информацию, просчитывает значение формул
- Кнопки значки лупа и принтер. Лупа просмотр, Принтер - распечатка квитанции без просмотра.
- Стоп - окончание работы с программой
- В панели инструментов имеются кнопки:
- Фильтр по выделенному (например фильтр по сотруднику, клиенту, тд.)
- Снять фильтр - удаление фильтра/отображение всех записей
-Кнопка Скопировать командировку-позволяет создать копию командировки за исключением - новой будет присвоен новый порядковый №, некоторые данные при этом, например даты, суммы можно менять вручную.

В нашей базе может быть сотни записей, много командировок - как быстро найти нужную запись?

Имеется 3 способа это сделать, попрактиковавшись и зная о них - пользователь может выбрать любой.
1) Нажать кнопку "Все командировочные", откроется таблица:



Во первых исходные данные таблицы/массива для удобства просмотра можно отсортировать по любому полю.
Для того, чтобы открыть любую командировку - надо дважды нажать на любое поле записи

- Следующий способ - нажать бинокль - в открывшееся поле ввести искомое значение и нажать Найти (желательно перед поиском стать на поле по которому будет проведен поиск)
- Последний способ поиска (перехода по записям - при помощи кнопок, которые расположены в нижнем левом углу:



Обратите внимание: стрелками указаня переходы по командировкам (крайне правая без звездочки (*) -переход в конец списка, рядом с ней- переход на 1 позицию списка, по другую сторону - аналогично -переход на одну позицию раньше, переход в начало.

Кнопка "Очистить базу"(часто по окончанию года). При нажатии на кнопку, появляется окно диалога с полем ввода. Вводим пароль (предоставляется при покупке программы) нажимаем на кнопку - база очищена. Удаляются командировки, справочники не удаляются. При необходимости - чистятся вручную.


     В MS Office по-умолчанию включена защита от макросов (макрос - наборов формул в MS Office), для того, чтобы отключить эту настройку для работы с программой:
    В Office 2003 программа настройка по - умолчанию возможно будет каждый раз предупреждать вас, что программа содержит (возможно) небезопасные (в данном случае сложные формулы), чтобы такие предупреждения при работе с программой не появлялись, откройте Access (не с программой пустой файл, любой, можно создать новый) и установите настройку - сервис- макрос - безопасность - низкая.

в MS Office 2007- значек в верхнем левом углу: нажать "параметры" -Внизу окна «открыть центр управления безопасностью-далее вкладка -параметры макросов-включить все макросы, сервис- макрос - безопасность - низкая.»



В 2010 и выше- через Файл-параметры

Лицензия на программу и условия поставки:

©   Компьютерные программы